„Dobrze, dobrze, ale ile ja na tym realnie zaoszczędzę?" - to pytanie pada prędzej czy później na każdym spotkaniu o automatyzacji. I słusznie, bo to jedyne pytanie, które naprawdę się liczy. Problem w tym, że większość odpowiedzi, które krążą po internecie, jest albo naciągana, albo zupełnie oderwana od tego, jak działa mała firma.
Odpowiem więc tak, jak liczę to u siebie i u klientów - bez okrągłych obietnic o „oszczędności 80% czasu". Bo prawda jest taka, że część oszczędności z automatyzacji jest twarda, policzalna i trafia wprost do kieszeni, a część to złudzenie, które ładnie wygląda w prezentacji i znika w zderzeniu z rzeczywistością. Cała sztuka polega na tym, żeby odróżnić jedno od drugiego, zanim wydasz pieniądze.
Dlaczego „ile zaoszczędzę" to trudniejsze pytanie, niż wygląda
Wyobraź sobie, że automatyzacja zdejmuje z Twojej pracownicy godzinę dziennie żmudnej roboty. Brzmi jak konkretna oszczędność: godzina razy dwadzieścia dni to dwadzieścia godzin miesięcznie. Pomnóż przez jej stawkę i masz liczbę. Tyle że ta liczba jest prawdziwa tylko wtedy, gdy ta zaoszczędzona godzina zamienia się w coś wartościowego - albo w pracę, która wcześniej nie miała kiedy się wydarzyć, albo w realnie krótszy dzień, za który płacisz mniej.
Jeśli natomiast ta godzina rozpłynie się w dłuższej przerwie na kawę i sprawdzaniu telefonu, to oszczędność istnieje na papierze, a nie w Twoim wyniku finansowym. To jest sedno całego zamieszania wokół automatyzacji. Zaoszczędzony czas to nie to samo co zaoszczędzone pieniądze - staje się nim dopiero wtedy, gdy zrobisz z tym czasem coś konkretnego.
Dlatego kiedy ktoś obiecuje Ci „oszczędność 80% czasu na procesie", zawsze pytam o rzecz, którą pomija: co się stanie z tym odzyskanym czasem. Bo dopiero odpowiedź na to pytanie decyduje, czy patrzysz na realny zwrot, czy na ładny wykres. W małej firmie, gdzie każda osoba robi po kilka rzeczy naraz, ten temat jest szczególnie ważny - i szczególnie łatwo się w nim oszukać.
Jak liczę oszczędność, żeby nie oszukiwać samego siebie
Mój rachunek jest prosty i celowo konserwatywny. Zaczynam od czasu, ale nie kończę na nim. Najpierw ustalam, ile godzin miesięcznie realnie pochłania dany proces - nie „mniej więcej", tylko na podstawie obserwacji albo krótkiego dziennika przez tydzień. Ludzie zwykle albo grubo przeszacowują, albo grubo nie doceniają, więc wolę zmierzyć niż zgadywać.
Krok pierwszy: policz czas i przypisz mu wartość. Ile godzin miesięcznie idzie na ten proces i ile kosztuje godzina osoby, która go wykonuje - z narzutami, nie samą pensją. To daje górną granicę możliwej oszczędności, punkt wyjścia, nie wynik końcowy.
Krok drugi: odejmij czas, który i tak zostanie po stronie człowieka. Prawie żadna automatyzacja nie zdejmuje zadania w stu procentach. Zostaje nadzór, wyjątki, poprawki. Jeśli z godziny robi się dziesięć minut, oszczędność liczę od pięćdziesięciu minut, nie od całej godziny.
Krok trzeci: zapytaj, w co zamienia się odzyskany czas. To najważniejszy i najczęściej pomijany krok. Jeśli człowiek wykorzysta go na pracę, która realnie przynosi pieniądze albo była odkładana, oszczędność jest pełnowartościowa. Jeśli nie ma jej czym zapełnić - liczę ją ostrożniej, bo w praktyce część się rozejdzie.
Pokażę to na prostym rachunku, żeby nie zostać przy ogólnikach. Załóżmy proces, który zajmuje jedną osobę dwie godziny dziennie, a jej godzina z narzutami kosztuje firmę powiedzmy pięćdziesiąt złotych. Na papierze to dwie godziny razy dwadzieścia dni razy pięćdziesiąt złotych, czyli dwa tysiące złotych miesięcznie. Kuszące. Ale teraz krok drugi: po automatyzacji zostaje nadzór i wyjątki, powiedzmy pół godziny dziennie. Zostaje więc realnie półtorej godziny, czyli tysiąc pięćset złotych. I krok trzeci, najważniejszy: jeśli ta osoba wykorzysta odzyskany czas na obsługę większej liczby klientów albo na pracę, która wcześniej się nie mieściła - te tysiąc pięćset złotych jest prawdziwe. Jeśli nie ma czym go zapełnić, realna oszczędność topnieje do tego, co faktycznie zrobi z tym czasem. Ta sama godzina, trzy różne wyniki, w zależności od jednego pytania, które większość kalkulatorów oszczędności pomija.
Ten trzeci krok oddziela poważną rozmowę od sprzedażowej bajki. I zwykle to on decyduje, czy dane wdrożenie w ogóle proponuję. To zresztą dokładnie ta sama dyscyplina, którą opisywałem przy liczbach mojej agencji za cały rok - patrzę na to, co realnie zostaje w wyniku, a nie na to, co ładnie brzmi.
Gdzie oszczędność jest twarda i realna
Są procesy, przy których oszczędność jest tak namacalna, że nie trzeba jej naciągać. Łączy je to, że są powtarzalne, zajmują dużo czasu i są podatne na ludzkie błędy, które same w sobie kosztują.
Najlepszy przykład z mojego podwórka to obsługa powtarzalnej korespondencji i przypominania o sprawach. Kiedyś pilnowanie, kto czeka na odpowiedź, komu wysłać przypomnienie i co jest zaległe, zjadało realny kawałek dnia - i mimo to co jakiś czas coś się gubiło. Odkąd ten proces działa automatycznie, nie tylko odzyskałem czas, ale przestałem tracić sprawy, które wcześniej przepadały w natłoku. Pisałem o tym szerzej przy okazji systemu, który pilnuje kontaktu z klientami za mnie, i to jest właśnie przypadek, w którym oszczędność jest podwójna: mniej czasu i mniej przeoczeń.
Podobnie działa to przy dokumentach i fakturach. Wszędzie tam, gdzie człowiek przepisuje dane z jednego miejsca w drugie, sprawdza, uzupełnia i pilnuje terminów, automatyzacja zdejmuje nie tylko godziny, ale i całą kategorię błędów - literówek, pomyłek w kwotach, przegapionych dat. A błąd w fakturze albo przegapiony termin to nie jest strata dziesięciu minut. To bywa strata znacznie większa, bo trzeba go potem naprawiać, tłumaczyć klientowi albo płacić odsetki.
Trzeci obszar, który zawsze warto sprawdzić, to zbieranie danych i przygotowywanie zestawień. W wielu firmach ktoś raz w tygodniu albo raz w miesiącu siada i ręcznie skleja liczby z kilku miejsc w jeden raport - sprzedaż, koszty, wyniki. To zajmuje godziny, jest śmiertelnie nudne i aż prosi się o pomyłkę przy przepisywaniu. Kiedy takie zestawienie zaczyna składać się samo, oszczędzasz nie tylko te godziny, ale zyskujesz coś jeszcze cenniejszego: aktualne liczby wtedy, gdy ich potrzebujesz, a nie dopiero pod koniec miesiąca. A decyzja podjęta na świeżych danych bywa warta wielokrotnie więcej niż sam zaoszczędzony czas na ich zbieraniu.
Wspólny mianownik tych przypadków jest prosty. Oszczędność jest twarda tam, gdzie proces jest częsty, monotonny i kosztowny w błędach. Im częściej coś się powtarza i im więcej kosztuje pomyłka, tym pewniejszy zwrot z jego automatyzacji. To są pierwsze rzeczy, które proponuję policzyć każdemu, kto pyta, od czego zacząć.
Gdzie oszczędność jest iluzją
Teraz druga strona, bo tu ludzie tracą pieniądze i wiarę w automatyzację naraz. Są sytuacje, w których oszczędność wygląda świetnie w wyliczeniach, a w rzeczywistości nie pojawia się nigdy.
Pierwsza pułapka to automatyzacja czegoś, co zdarza się rzadko. Proces, który wykonujesz raz na miesiąc przez pół godziny, da się zautomatyzować - tylko po co. Zbudowanie i utrzymanie tej automatyzacji kosztuje więcej niż te sześć godzin rocznie, które miałaby zaoszczędzić. To klasyczny przypadek, w którym zabawa nie jest warta świeczki, choć na slajdzie „minus 90% czasu" wygląda kusząco.
Druga pułapka to rozproszona oszczędność, ta najbardziej zdradliwa. Jeśli automatyzacja zdejmuje pięć minut z pracy dziesięciu różnych osób, to na papierze masz pięćdziesiąt minut dziennie. W praktyce żadna z tych osób nie zrobi w te odzyskane pięć minut nic więcej - po prostu chwilę odetchnie. To bywa świetne dla komfortu i nastroju w zespole, ale nie zobaczysz tego w wyniku finansowym. Warto to robić, tylko trzeba nazywać rzecz po imieniu: kupujesz komfort, nie oszczędność.
Jest też pułapka czwarta, mniej oczywista: automatyzowanie procesu, który za chwilę i tak się zmieni. Jeśli sposób pracy w firmie jest jeszcze płynny, dopiero się układa albo ma się przewrócić do góry nogami przy najbliższej zmianie, to automatyzacja go teraz oznacza, że za kwartał będziesz przerabiał wszystko od nowa. Oszczędność zjada wtedy koszt ciągłych przeróbek. Warto najpierw ustabilizować proces po stronie ludzi, a dopiero potem go zautomatyzować - bo automatyzuje się chaos tylko po to, żeby dostać szybszy chaos.
Trzecia pułapka to liczenie oszczędności od zawyżonego punktu wyjścia. Ktoś zakłada, że proces zajmuje dwie godziny dziennie, bo tak mu się wydaje, a po zmierzeniu okazuje się, że czterdzieści minut. Cała kalkulacja zwrotu rozsypuje się wtedy jak domek z kart. Dlatego tak upieram się przy mierzeniu przed liczeniem - bez tego budujesz rachunek na zgadywaniu, a potem dziwisz się, że obiecany zwrot nie przyszedł.
Zysk, którego nikt nie wpisuje do tabelki
Jest jednak druga strona tej ostrożności. Bo tak samo jak część oszczędności bywa przeszacowana, tak część realnych korzyści w ogóle nie trafia do wyliczeń - bo trudno je wpisać w kolumnę ze złotówkami. A szkoda, bo czasem to one przeważają szalę.
Pierwszy taki zysk to spokój. Kiedy wiesz, że przypomnienia wyjdą, faktury się wystawią, a nic ważnego nie przepadnie, przestajesz nosić to wszystko w głowie. Trudno wycenić to w złotówkach, ale każdy, kto prowadzi firmę, wie, ile kosztuje ciągłe „pamiętaj, żeby nie zapomnieć". Zdjęcie tego ciężaru z głowy właściciela ma realną wartość, nawet jeśli nie widać jej na fakturze.
Drugi zysk to szybkość reakcji. Automat, który odpowiada od razu albo natychmiast segreguje zgłoszenie, sprawia, że klient dostaje sygnał szybciej. A szybkość w kontakcie z klientem bardzo często przekłada się na to, czy w ogóle zostaje z Tobą, czy idzie dalej. Tego się zwykle nie wpisuje do rachunku oszczędności, choć potrafi decydować o przychodzie.
Trzeci to skalowalność. Firma, która ma poukładane i częściowo zautomatyzowane procesy, przyjmuje więcej pracy bez natychmiastowego zatrudniania kolejnych osób. Oszczędność nie polega tu na tym, że płacisz mniej, tylko na tym, że rośniesz, nie mnożąc od razu kosztów. Dla małej firmy z ambicją wzrostu to bywa ważniejsze niż odzyskane godziny.
Druga strona rachunku, o której trzeba pamiętać
Żeby ten tekst nie brzmiał jak reklama automatyzacji, muszę uczciwie dorzucić drugą stronę. Oszczędność to jedno, a koszt jej uzyskania to drugie - i dopiero różnica między nimi jest prawdą.
Automatyzacja ma swój koszt wdrożenia, czasem koszt narzędzi, a prawie zawsze koszt utrzymania. Proces się zmienia, coś przestaje pasować, trzeba poprawić. Do tego dochodzi rzecz, o której łatwo zapomnieć: czas nauki. Zespół musi się z nowym sposobem pracy oswoić, a przez pierwsze tygodnie bywa nawet wolniej, zanim będzie szybciej. Wszystko to opisywałem szerzej przy okazji ukrytych kosztów wdrożeń, których nikt nie liczy na starcie, i przy automatyzacji obowiązuje ta sama zasada.
Dlatego prawdziwy rachunek nie brzmi „ile zaoszczędzę", tylko „ile zaoszczędzę minus ile mnie to kosztuje przez rok". Dopiero ta różnica mówi, czy gra jest warta świeczki. I bardzo dobrze, że tak jest - bo ta dyscyplina chroni Cię przed wdrożeniami, które ładnie wyglądają, a nic realnie nie dają. Automatyzacja nie jest celem samym w sobie. Jest narzędziem, które ma się zwrócić - a jeśli się nie zwraca, to znaczy, że wybrałeś zły proces, nie że automatyzacja jest zła.
Jak policzyć to dla własnej firmy w pięć minut
Na koniec praktyka, żebyś nie został z samą teorią. Możesz zrobić ten rachunek dla dowolnego procesu w swojej firmie, na kartce, w pięć minut - i od razu zobaczysz, czy warto.
Wybierz jeden konkretny, powtarzalny proces, który Cię uwiera. Zmierz albo uczciwie oszacuj, ile godzin miesięcznie realnie pochłania. Przemnóż przez koszt godziny osoby, która go robi. Potem odejmij tę część, która i tak zostanie po stronie człowieka po automatyzacji - nadzór, wyjątki, poprawki. I zadaj sobie najważniejsze pytanie: w co zamieni się odzyskany czas, i czy to coś realnie przyniesie firmie wartość. Na końcu odejmij szacowany koszt wdrożenia i utrzymania przez rok.
Jeśli po tym wszystkim wciąż zostaje wyraźny plus - masz dobrego kandydata do automatyzacji i powód, żeby zacząć właśnie od niego. Jeśli wychodzi blisko zera albo na minus, odłóż ten proces i poszukaj innego, bo nie każdy nadaje się na pierwszy ogień. To nudny, przyziemny rachunek, ale właśnie on odróżnia firmy, które na automatyzacji realnie zarabiają, od tych, które kupują drogie zabawki i zastanawiają się, gdzie się podziała obiecana oszczędność.
Bo prawda o oszczędzaniu przez automatyzację jest mniej efektowna, niż głosi większość reklam, i znacznie bardziej praktyczna. Nie chodzi o to, żeby zautomatyzować jak najwięcej. Chodzi o to, żeby zautomatyzować dokładnie te rzeczy, przy których rachunek wychodzi na plus - i mieć odwagę zostawić w spokoju te, przy których nie wychodzi.
Słownik pojęć
- Automatyzacja procesu
- Przekazanie powtarzalnego zadania oprogramowaniu, tak by wykonywało je bez udziału człowieka albo z minimalnym nadzorem - od segregowania maili po wystawianie faktur.
- Koszt godziny z narzutami
- Realny koszt pracy jednej godziny danej osoby, nie samo wynagrodzenie, ale z podatkami i kosztami dodatkowymi. To tej liczby używa się do liczenia oszczędności, nie samej pensji.
- Zwrot z inwestycji
- Różnica między tym, co dana zmiana przynosi, a tym, ile kosztuje jej wdrożenie i utrzymanie. Przy automatyzacji liczona zwykle w skali roku.
- Oszczędność rozproszona
- Czas odzyskany po trochu u wielu osób. Wygląda dobrze w sumie, ale rzadko zamienia się w realny wynik finansowy - częściej w komfort pracy.
Chcesz sprawdzić, czy konkretny proces w Twojej firmie opłaca się zautomatyzować? Napisz do mnie na j.cybulski@idea4me.pl i opisz, co najbardziej zjada Wam czas. Pomogę policzyć realny zwrot - i jeśli rachunek nie wyjdzie na plus, powiem to wprost, zamiast sprzedawać Ci automatyzację na siłę.
własnej firmie cybulski.ai JC
