Właściciel firmy przysłał mi kiedyś tabelkę na jednym slajdzie. Proces zajmuje pracownikowi dwie godziny dziennie, automatyzacja zdejmuje to w całości, więc oszczędność to dwie tysiące złotych miesięcznie, a wdrożenie zwróci się w niecałe cztery miesiące. Pod spodem dopisek: „to się chyba samo liczy". Odpisałem jedno pytanie: a policzyłeś, ile ta automatyzacja kosztuje przez rok, nie tylko ile buduje? Zapadła cisza, bo po tej stronie tabelki było pusto.
To jest najczęstszy błąd, jaki widzę przy liczeniu zwrotu z automatyzacji w małej firmie. Nie chodzi o to, że ludzie kłamią o oszczędnościach - zwykle ta pierwsza liczba jest nawet uczciwa. Chodzi o to, że rachunek ma dwie strony, a większość kalkulacji zatrzymuje się na jednej. Prowadzę agencję AI dla MŚP i wszystko, co liczę klientom, najpierw liczę u siebie - pokażę Ci więc metodę, która nie oszukuje, i pięć miejsc, w których rachunek najczęściej się rozjeżdża. To będzie tekst o liczeniu, nie o obietnicach.
Spis treści
- Dlaczego prawie każda kalkulacja zwrotu, którą dostaję, jest zawyżona?
- Jak wygląda uczciwy wzór na zwrot?
- Czego nie wolno wpisać po stronie oszczędności?
- Pełny koszt, czyli czego nikt nie wpisuje po drugiej stronie?
- Trzy wdrożenia, trzy różne rachunki. Liczby, nie obietnice
- Która liczba kłamie najczęściej?
- Gdzie automatyzacja się nie zwraca i mówię to wprost?
- Jak zrobić ten rachunek u siebie?
- Słownik pojęć
Dlaczego prawie każda kalkulacja zwrotu, którą dostaję, jest zawyżona?
Kiedy ktoś liczy oszczędność z automatyzacji, prawie zawsze robi to samo: bierze czas, który proces zżera, mnoży przez stawkę i dostaje ładną liczbę. Ta liczba jest kusząca, bo jest duża i wygląda na twardą. Problem w tym, że to nie jest oszczędność. To jest górna granica tego, co teoretycznie mogłoby się oszczędzić, gdyby automat zdjął zadanie w całości, nic nie kosztował i działał wiecznie bez opieki. Żaden nie spełnia tych trzech warunków naraz.
Napisałem osobny tekst o tym, gdzie oszczędność z automatyzacji jest twarda, a gdzie okazuje się złudzeniem - i jeśli interesuje Cię strona korzyści, zacznij od tamtego. Tu robię coś węższego i mniej przyjemnego. Zajmuję się rachunkiem jako rachunkiem: jakim wzorem to liczyć, czego do niego nie wpisywać i - to najważniejsze - co pominąłeś po stronie kosztów. Bo moje doświadczenie jest takie, że przy automatyzacji ludzie potrafią uczciwie oszacować zysk, a potem kompletnie zapomnieć, że po drugiej stronie też stoją cyfry, i to niemałe.
Umówmy się więc na jedną zasadę, zanim wpiszemy pierwszą liczbę. Oszczędność to nie jest to, co automat zdejmuje. Oszczędność to jest to, co zostaje w wyniku firmy po odjęciu wszystkiego, co ten automat kosztuje przez rok. Dopóki nie masz obu stron, nie masz rachunku. Masz slajd.
Jak wygląda uczciwy wzór na zwrot?
Nie potrzebujesz do tego arkusza z dwudziestoma kolumnami. Potrzebujesz dwóch prostych wzorów i uczciwości przy wpisywaniu do nich liczb.
Dwie liczby, które naprawdę coś mówią
Pierwsza to okres zwrotu - po ilu miesiącach automatyzacja odda to, co w nią włożyłeś. Liczy się banalnie: koszt wdrożenia dzielony przez miesięczną korzyść netto. Jeśli zbudowanie i uruchomienie kosztowało osiem tysięcy złotych, a co miesiąc realnie zostaje w kieszeni tysiąc, okres zwrotu to osiem miesięcy. Od tego momentu zaczynasz zarabiać, wcześniej dopłacasz.
Druga to zwrot roczny - ile zostaje na czysto przez dwanaście miesięcy, po odjęciu kosztów cyklicznych. Nie mieszaj tych dwóch rzeczy, bo to najczęstsza pomyłka: ludzie biorą jednorazowy koszt wdrożenia i porównują go z roczną korzyścią, jakby utrzymanie było darmowe. Nie jest. O tym za chwilę osobno.
Kluczowe słowo w obu wzorach to „netto". Nie „ile godzin proces zajmuje", tylko „ile realnie zostaje po tym, jak odejmę część, która i tak zostaje po stronie człowieka, i wszystko, co ta automatyzacja pochłania". Cały ten tekst jest w gruncie rzeczy o jednym: jak uczciwie policzyć to netto, żeby nie okazało się różowe.
Rozdziel koszt jednorazowy od stałego
To rozdzielenie brzmi jak księgowa formalność, a decyduje o całym rachunku. Wdrożenie to koszt jednorazowy - płacisz raz i masz. Ale automat trzeba potem hostować, płacić za dostęp do narzędzi, poprawiać, gdy proces się zmieni, i pilnować, gdy coś stanie. To są koszty stałe, co miesiąc, w nieskończoność. Firma, która porównuje jednorazowe osiem tysięcy z roczną oszczędnością, a zapomina o pięciuset złotych miesięcznie utrzymania, myli się w rachunku o sześć tysięcy rocznie. Przy małych wdrożeniach taka pomyłka potrafi zamienić plus w minus.
Czego nie wolno wpisać po stronie oszczędności?
Zanim policzymy koszty, oczyśćmy stronę zysków, bo to tam wchodzą liczby, które nie mają prawa tam być. Pięć rzeczy, które najczęściej trzeba wykreślić.
Godziny brutto zamiast netto
Automatyzacja prawie nigdy nie zdejmuje zadania w stu procentach. Zostaje nadzór, obsługa wyjątków, poprawki tego, co automat zrobił dziwnie. Jeśli z dwóch godzin dziennie robi się dwadzieścia minut, oszczędzasz godzinę czterdzieści, nie dwie godziny. Wpisanie pełnych dwóch godzin zawyża rachunek o jedną trzecią, zanim jeszcze zaczniesz liczyć koszty. Zawsze odejmuj to, co zostaje przy człowieku.
Godziny, których i tak byś nie spieniężył
Jeśli automat oddaje pół godziny dziennie pięciu osobom, na papierze masz dwie i pół godziny. W praktyce nikt z nich nie zrobi w te odzyskane pół godziny nic, co firma sprzeda - po prostu odetchną. To bywa cenne dla nastroju w zespole, ale to nie jest oszczędność, którą zobaczysz w wyniku. Rozpisałem ten mechanizm dokładniej w tekście o tym, gdzie oszczędność jest iluzją - tutaj wystarczy zasada: do rachunku zwrotu wpisuj tylko czas, który zamienia się w sprzedaną pracę albo w realnie niższy koszt osobowy. Reszta to komfort, i tak go nazywaj.
Jednorazową korzyść policzoną jako coroczną
Ktoś zautomatyzował uporządkowanie bazy klientów, co dało dwadzieścia odzyskanych godzin, i wpisał je do rocznej oszczędności. Tyle że to było sprzątanie raz na zawsze, nie co miesiąc. Jednorazowy zysk nie zwraca się co roku. Do wzoru na zwrot roczny wchodzą tylko korzyści, które faktycznie się powtarzają miesiąc po miesiącu.
Tę samą korzyść wpisaną dwa razy
To subtelne i dlatego groźne. Automat oszczędza godzinę pracy i przy okazji eliminuje błędy w fakturach. Kusi, żeby policzyć osobno wartość godziny i osobno wartość uniknionych błędów. Ale jeśli te błędy brały się właśnie z pośpiechu w tej godzinie, to częściowo liczysz jedno i to samo dwa razy. Rozdzielaj korzyści tylko wtedy, gdy naprawdę pochodzą z różnych źródeł.
Koszt, który już poniosłeś
Jeśli rok temu kupiłeś licencję na jakiś system i teraz go automatyzujesz, ta licencja nie jest zasługą automatyzacji ani jej kosztem w tym rachunku - zapłaciłeś ją tak czy inaczej. Do rachunku zwrotu wchodzą tylko koszty i korzyści, które pojawiają się z powodu tego konkretnego wdrożenia. Reszta to przeszłość, a przeszłości się nie liczy.
Pełny koszt, czyli czego nikt nie wpisuje po drugiej stronie?
I dochodzimy do sedna, czyli do tej pustej połowy tabelki z początku. Pełny koszt automatyzacji to nie jest cena wdrożenia. To sześć pozycji, z których większość ludzie pomijają - i pisałem już zresztą osobno o tym, że cena z umowy to dopiero początek, a reszta kosztów ujawnia się później. Przy liczeniu zwrotu każda z tych sześciu pozycji musi trafić do rachunku, bo inaczej rachunek kłamie.
Wdrożenie - jedyny koszt, który wszyscy liczą
Zbudowanie i uruchomienie automatyzacji. To jedyna pozycja, o której nikt nie zapomina, więc nie będę się nad nią rozwodził. Warto tylko pamiętać, że im bardziej niestandardowy proces, tym drożej - proste połączenie dwóch popularnych narzędzi to jedno, a dopasowanie do dziwnego, wyjątkowego obiegu w Twojej firmie to coś zupełnie innego.
Narzędzia i subskrypcje - koszt, który tyka co miesiąc
Automat rzadko działa w próżni. Potrzebuje hostingu, czasem płatnego dostępu do API, licencji na jakieś narzędzie, może modelu AI rozliczanego za użycie. To są dziesiątki albo setki złotych miesięcznie, które w euforii wdrożenia łatwo przeoczyć, a które przez rok składają się na konkretną sumę. Zawsze pytam klienta wprost: co będzie tykać co miesiąc, nawet gdy nikt tego automatu nie dotknie.
Utrzymanie i serwis - koszt zmiany
To najbardziej niedoceniana pozycja. Proces w firmie żyje. Zmienia się dostawca, zmienia się stawka, zmienia się format dokumentu, który automat czytał - i nagle trzeba go poprawić. Automatyzacja nie jest jak żarówka, którą się wkręca i zapomina. Jest jak samochód: kupno to jedno, a przeglądy i naprawy to koszt, który wraca. Przy budżecie zakładam na to zwykle pewien procent kosztu wdrożenia rocznie i jeszcze się nie zdarzyło, żeby ten bufor był niepotrzebny.
Czas nauki - koszt, który jest wolniej, zanim będzie szybciej
Zespół musi się z nowym sposobem pracy oswoić. Przez pierwsze tygodnie bywa nawet wolniej niż przedtem, bo ludzie uczą się nowego obiegu, nie ufają automatowi, sprawdzają go podwójnie. Ten dołek jest normalny, ale jest realnym kosztem - i jeśli policzysz oszczędność od pierwszego dnia, zawyżysz ją o cały okres rozbiegu. Do rachunku wpisuję zysk dopiero od momentu, w którym proces naprawdę chodzi płynnie.
Nadzór - koszt pilnowania wyjątków
Automat świetnie robi to, co powtarzalne, i głupieje na wyjątkach. Ktoś musi te wyjątki wyłapywać i obsługiwać. To ta sama godzina, którą odjąłem po stronie oszczędności jako „zostaje przy człowieku" - tyle że tu pojawia się drugi raz, jako koszt uwagi. Im większy wolumen, tym więcej wyjątków i tym większy ten koszt, o czym przekonałem się przy automatyzacji fakturowania, gdzie przy dużej skali punkty kontrolne są ważniejsze niż sam automat.
Ryzyko awarii - koszt rzadki, ale realny
Kiedy automat robi coś sam, a Ty przestajesz na to patrzeć, jego awaria potrafi kosztować więcej niż cały zaoszczędzony czas. Faktury, które przestały wychodzić, przypomnienia, które nie poszły, zamówienie zaklasyfikowane źle setki razy, zanim ktoś się zorientował. Tego się nie da wpisać jako stałej kwoty, ale trzeba to mieć z tyłu głowy jako pozycję „koszt, gdy pójdzie źle" - i to on decyduje, ile bezpieczników trzeba wbudować, a bezpieczniki też kosztują.
Zsumuj te sześć pozycji, rozbij na jednorazowe i stałe, i dopiero teraz masz drugą stronę rachunku. Zwykle jest większa, niż się wydawało na starcie - i bardzo dobrze, bo lepiej się zdziwić na kartce niż na koncie.
Trzy wdrożenia, trzy różne rachunki. Liczby, nie obietnice
Teoria jest nudna bez liczb, więc pokażę trzy przypadki. Klientów anonimizuję, a kwoty podaję w widełkach, bo każda firma jest inna - ale proporcje między korzyścią a kosztem oddają to, co widzę w praktyce.
Firma transportowa, duży wolumen - zwrot oczywisty
Setki dokumentów kosztowych i faktur miesięcznie, przepisywane ręcznie, z regularnymi pomyłkami, które kosztowały realny pieniądz. Tu ręczna robota to nie pół dnia, to praktycznie etat. Automatyzacja obiegu dokumentów przy takim wolumenie zdejmuje kilkadziesiąt godzin miesięcznie, a do tego eliminuje błędy, których koszt bywał liczony w tysiącach. Nawet po doliczeniu utrzymania, nadzoru nad wyjątkami i kilku miesięcy rozbiegu okres zwrotu wychodził poniżej pół roku. To był ten rodzaj rachunku, gdzie nie ma nad czym dyskutować - i to właśnie uporządkowane dane pozwoliły potem zobaczyć więcej, o czym pisałem przy drzewie kosztowym, które pokazało, gdzie w tej firmie ucieka kilka milionów.
Mikrofirma, kilka faktur miesięcznie - zwrot ujemny
Druga firma, przeciwny biegun. Pięć, może osiem faktur miesięcznie, zawsze do tych samych kontrahentów, nigdy z tym problemu. Ręczne wystawienie to kwadrans w miesiącu. Policz sam: kwadrans razy dwanaście to trzy godziny rocznie. Żadna sensowna cena wdrożenia i utrzymania nie zwróci się z trzech godzin, choćby były najdroższe. Odradziłem to wprost, choć mogłem na tym zarobić. Automatyzacja tego procesu była droższa od problemu, który miała rozwiązać - klasyczny przypadek kupowania wózka widłowego, żeby raz w miesiącu przenieść jedną paczkę.
Firma usługowa, przypadek graniczny - to zależy
Najciekawszy, bo najczęstszy. Kilkadziesiąt powtarzalnych czynności miesięcznie, oszczędność realna, ale nie ogromna - powiedzmy kilkanaście godzin. Na papierze zwrot wychodził na plus w mniej niż rok. Ale gdy dopisałem uczciwie utrzymanie, subskrypcje i to, że proces w tej firmie miał się za kwartał zmienić, plus stopniał niemal do zera. Powiedziałem klientowi wprost: policzmy to jeszcze raz za trzy miesiące, jak proces się ustabilizuje, bo teraz automatyzujemy coś, co za chwilę przerobimy od nowa. To nie jest odpowiedź, którą chce się usłyszeć, ale jest uczciwa. Nie każdy rachunek kończy się „tak" albo „nie". Część kończy się „jeszcze nie teraz".
Która liczba kłamie najczęściej?
Jest jedna metryka, którą widzę w każdej prezentacji sprzedażowej i której ufam najmniej: procent zaoszczędzonego czasu. „Automatyzacja skraca proces o osiemdziesiąt procent." Brzmi imponująco i jest kompletnie bezużyteczne, dopóki nie wiesz, osiemdziesiąt procent z czego.
Osiemdziesiąt procent z procesu, który zajmuje pięć minut miesięcznie, to cztery minuty. Osiemdziesiąt procent z etatu to góra pieniędzy. Ten sam procent, dwa zupełnie różne światy. Procent ukrywa skalę, a to skala decyduje, czy warto. Dlatego kiedy ktoś rzuca mi procentem, zawsze proszę o zamianę na dwie liczby bezwzględne: ile godzin i ile złotych, w miesiącu. Procent jest po to, żeby zrobić wrażenie. Godziny i złotówki są po to, żeby podjąć decyzję.
Ta sama pułapka działa przy „automat pracuje dwadzieścia cztery godziny na dobę". Owszem, pracuje. Ale jeśli Twoja firma i tak potrzebuje tej pracy tylko w dzień, dostępność nocna jest warta dokładnie zero. Wartość ma nie to, ile automat teoretycznie może zrobić, tylko ile z tego realnie zamienia się w Twój wynik. Liczby bezwzględne to pokazują. Procenty i hasła to zasłaniają.
Gdzie automatyzacja się nie zwraca i mówię to wprost?
Skoro cały tekst jest o uczciwym rachunku, to muszę dopowiedzieć, kiedy ten rachunek wychodzi na minus - bo firma, która chce Ci sprzedać wdrożenie, tej części nie powie.
Automatyzacja się nie zwraca, gdy proces jest rzadki. Rzadki proces to mało godzin w skali roku, a koszt wdrożenia i tak trzeba ponieść w całości. Nie zwraca się, gdy proces jest jeszcze płynny i lada moment się zmieni, bo wtedy płacisz dwa razy: raz za automatyzację, drugi raz za jej przeróbkę. Nie zwraca się, gdy oszczędność jest rozproszona po kilku minutach u wielu osób i żadna z tych minut nie zamienia się w sprzedaną pracę. I nie zwraca się, gdy koszt utrzymania oraz nadzoru zjada całą oszczędność - a przy skomplikowanych, kruchych automatach to się zdarza częściej, niż myślisz.
Wspólny mianownik jest jeden: automatyzacja opłaca się tam, gdzie proces jest częsty, powtarzalny, kosztowny w błędach i w miarę stabilny. Gdy brakuje którejś z tych cech, rachunek robi się wątpliwy. Gdy brakuje dwóch, zwykle odradzam. To nie jest sceptycyzm wobec technologii - to jest szacunek do Twoich pieniędzy. Najgorsze wdrożenia, jakie widziałem, nie były źle zrobione technicznie. Były po prostu policzone tylko z jednej strony.
Jak zrobić ten rachunek u siebie?
Nie potrzebujesz do tego konsultanta ani arkusza z makrami. Potrzebujesz kartki i szczerości. Kolejność jest taka.
Weź jeden konkretny proces i zmierz, ile godzin miesięcznie realnie zżera - najlepiej licząc przez tydzień, nie zgadując, bo ludzie mylą się tu grubo w obie strony. Odejmij od tego część, która zostanie przy człowieku po automatyzacji, i część, która i tak nie zamieni się w sprzedaną pracę. To, co zostało, przemnóż przez koszt godziny z narzutami. Masz miesięczną korzyść netto.
Teraz druga strona, ta zwykle pomijana. Wypisz sześć pozycji kosztu: wdrożenie, narzędzia i subskrypcje, utrzymanie, czas nauki, nadzór nad wyjątkami, ryzyko awarii. Rozdziel je na jednorazowe i miesięczne. Odejmij koszt miesięczny od korzyści miesięcznej - dopiero teraz masz prawdziwą korzyść netto. Podziel przez nią koszt jednorazowy i masz okres zwrotu. Jeśli wychodzi poniżej roku i proces jest stabilny, masz dobrego kandydata. Jeśli wychodzi powyżej dwóch lat albo blisko zera, odłóż go i poszukaj innego.
To nudny rachunek. Zajmuje kwadrans i psuje entuzjazm. Ale właśnie ten kwadrans oddziela firmy, które na automatyzacji realnie zarabiają, od tych, które kupiły drogą zabawkę i zastanawiają się, gdzie się podziała obiecana oszczędność. Liczby nie są po to, żeby Cię zniechęcić. Są po to, żebyś wydał pieniądze tam, gdzie naprawdę wrócą.
Słownik pojęć
- Okres zwrotu - liczba miesięcy, po której automatyzacja odda to, co w nią włożyłeś. Liczy się: koszt wdrożenia podzielony przez miesięczną korzyść netto. Im krótszy, tym pewniejsza inwestycja.
- Korzyść netto - to, co realnie zostaje w wyniku firmy po odjęciu czasu, który zostaje przy człowieku, i wszystkich kosztów, które automat pochłania. Nie mylić z liczbą godzin, które proces zajmuje.
- Koszt jednorazowy i stały - wdrożenie płacisz raz, ale hosting, narzędzia, utrzymanie i nadzór wracają co miesiąc. Mieszanie tych dwóch to najczęstszy błąd w rachunku zwrotu.
- Pełny koszt posiadania - suma wszystkiego, co dana automatyzacja kosztuje przez cały czas używania, nie tylko cena jej zbudowania. Zwykle jest większa, niż wygląda przy podpisie.
Zanim policzysz zwrot, pogadajmy o drugiej stronie tabelki
Jeśli masz proces, który chcesz zautomatyzować, i policzyłeś już, ile na nim zaoszczędzisz - napisz do mnie na j.cybulski@idea4me.pl i pokaż mi to wyliczenie. Najczęściej moja rola nie polega na tym, żeby dorzucić Ci oszczędności, tylko żeby uczciwie wypełnić drugą stronę rachunku, tę z kosztami. Bo jeśli po odjęciu jednego od drugiego wciąż zostaje wyraźny plus, warto zaczynać. A jeśli nie zostaje, powiem Ci to wprost - zanim wydasz pieniądze, nie po.
własnej firmie cybulski.ai JC
